برای مدیریت فرایندهای سازمان باید BPMS تهیه کنیم یا همان SharePoint می‌تواند کار ما را انجام دهد؟
این سؤال زمانی پیچیده‌تر می‌شود که بدانیم شیرپوینت فقط یک محل ذخیره فایل نیست و در کنار Power Automate می‌تواند بسیاری از گردش‌های کاری را نیز خودکار کند. از طرف دیگر، نرم افزار BPMS از ابتدا برای طراحی، اجرا، اندازه‌گیری و بهبود فرایندهای کسب‌وکار ساخته شده است. در ادامه این مقاله این دو نرم‌افزار را با یکدیگر مقایسه می‌کنیم تا متوجه شوید کدام یک برای سازمان شما کاربردی است؟
BPMS چیست و چه کاری انجام می‌دهد؟
BPMS مخفف Business Process Management System و به معنی سیستم مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است. هدف اصلی یک BPMS این است که فرایندهایی مانند درخواست خرید، استخدام، ارزیابی، پرداخت، رسیدگی به شکایت یا تایید قرارداد را از یک روال دستی و پراکنده به یک جریان قابل‌کنترل و قابل‌اندازه‌گیری تبدیل کند.
در این سیستم‌ها معمولاً مسیر اجرای فرایند، نقش افراد، قوانین تصمیم‌گیری، زمان انجام فعالیت‌ها و ارتباط با سایر سامانه‌ها تعریف می‌شود. یک BPMS حرفه‌ای فقط فرم را از یک نفر به نفر دیگر نمی‌فرستد؛ بلکه باید بتواند اجرای فرایند را رصد کند، تأخیرها را نشان دهد و داده لازم برای بهبود فرایند را در اختیار سازمان قرار دهد.
SharePoint چیست و چه تفاوتی با BPMS دارد؟
SharePoint پلتفرم سازمانی مایکروسافت برای مدیریت محتوا، اسناد، اطلاعات و همکاری کاربران است. مایکروسافت نیز SharePoint را به‌عنوان بستری برای مدیریت محتوا، همکاری امن، اشتراک‌گذاری و ایجاد سایت‌های سازمانی معرفی می‌کند. برای مثال، سازمان می‌تواند با شیرپوینت یک پرتال داخلی ایجاد کند، اسناد واحدها را مدیریت کند، دسترسی کاربران را کنترل کند، نسخه‌های مختلف یک فایل را نگه دارد و اطلاعات موردنیاز کارکنان را در اختیار آن‌ها قرار دهد.
آیا SharePoint می‌تواند فرایندهای سازمان را مکانیزه کند؟
بله، مایکروسافت Power Automate را مستقیماً با SharePoint یکپارچه کرده است. با این ترکیب می‌توان تایید اسناد، گردش درخواست‌ها، ارسال اعلان، تغییر Permission، انتقال فایل و اتصال SharePoint به سرویس‌های دیگر را خودکار کرد. مایکروسافت در حال حاضر بیش از ۱۰۰ Template مرتبط با SharePoint برای Power Automate ارائه می‌دهد.
تفاوت BPMS و SharePoint در طراحی فرایند
اگر فرایندهای سازمان پیچیده هستند، تفاوت جدی‌تر می‌شود. در بسیاری از BPMSها، فرایند با زبان یا استانداردهایی مانند BPMN مدل‌سازی می‌شود و طراح می‌تواند مسیرهای مختلف، Exceptionها، رویدادها، Ruleها و تعامل چند واحد سازمانی را به‌صورت فرایندمحور مدیریت کند.
در مقابل، در SharePoint و Power Automate معمولاً اتوماسیون از یک List، Document Library، فرم، Event یا Trigger آغاز می‌شود و سپس Flow براساس آن ساخته می‌شود. مایکروسافت نیز SharePoint و Power Automate را برای سناریوهایی مانند Approval، مدیریت Listها، فایل‌ها و اقدامات مبتنی بر Trigger معرفی می‌کند.
بنابراین برای یک درخواست مرخصی یا تایید سند، SharePoint و Power Automate ممکن است کاملاً کافی باشند؛ اما برای یک فرایند End-to-End پیچیده با تعداد زیادی Rule، شاخه تصمیم‌گیری و سیستم درگیر، یک BPMS تخصصی می‌تواند انتخاب مناسب‌تری باشد.
BPMS یا SharePoint؛ کدام برای مدیریت اسناد بهتر است؟
در حوزه مدیریت اسناد، SharePoint مزیت مهمی دارد. Document Library، Version History، Metadata، Search، Permission و قابلیت‌های Collaboration جزو ماهیت اصلی SharePoint هستند. این پلتفرم برای سازمان‌هایی که بخش مهمی از فعالیتشان حول فایل، سند، دستورالعمل، فرم و محتوای سازمانی شکل گرفته گزینه قدرتمندی است.
مقایسه BPMS و SharePoint در گزارش‌گیری فرایندها
یکی از مزایای اصلی BPMS تخصصی، نگاه Process-Centric به داده‌هاست. مدیر می‌خواهد بداند یک فرایند به‌طور متوسط چند روز طول می‌کشد، کدام مرحله بیشترین تأخیر را دارد، چند پرونده از SLA عبور کرده‌اند و گلوگاه واقعی کجا است. SharePoint به‌تنهایی یک ابزار Process Analytics تخصصی نیست. با این حال، اینجا نیز باید اکوسیستم مایکروسافت را در نظر گرفت. Power Automate Process Mining می‌تواند دیتاهای سیستم‌ها را تحلیل کند، نقشه اجرای واقعی فرایند را نمایش دهد، KPIها را بررسی کند و به شناسایی گلوگاه‌ها، خطاها و فرصت‌های اتوماسیون کمک کند.
چه زمانی SharePoint انتخاب بهتری است؟
اگر نیاز اصلی سازمان مدیریت اسناد، پرتال داخلی، همکاری تیمی، کنترل دسترسی و اجرای گردش‌های کاری نسبتاً مشخص است، SharePoint به همراه Power Automate می‌تواند گزینه مناسبی باشد. به‌خصوص اگر سازمان از قبل در اکوسیستم Microsoft 365 فعالیت می‌کند، استفاده از SharePoint می‌تواند یکپارچگی مناسبی با سایر ابزارهای مایکروسافت ایجاد کند.
چه زمانی نرم افزار BPMS انتخاب بهتری است؟
BPMS زمانی مزیت بیشتری پیدا می‌کند که «خود فرایند» مرکز مسئله باشد. اگر فرایندها پیچیده، بین‌واحدی و دائماً در حال تغییر هستند، Ruleهای متعدد دارند و سازمان باید KPI، SLA، Bottleneck و عملکرد هر مرحله را به‌صورت تخصصی کنترل کند، نرم افزار BPMS معمولاً تناسب بیشتری دارد. همچنین اگر سازمان می‌خواهد تیم تحلیل فرایند مستقیماً با مدل‌های Process-Oriented کار کند، داشتن یک BPMS تخصصی می‌تواند مدیریت چرخه عمر فرایند را ساده‌تر کند.
BPMS یا SharePoint ؛ بالاخره کدام را انتخاب کنیم؟
انتخاب باید از مسئله کسب‌وکار شروع شود، نه نام نرم‌افزار. اگر بیشتر نیازها مربوط به سند، محتوا، همکاری و گردش‌های کاری سبک تا متوسط است، SharePoint و Power Automate ارزش بررسی جدی دارند.
اگر محور اصلی پروژه مدل‌سازی، اجرای End-to-End، کنترل و بهبود مستمر فرایندهای پیچیده است، BPMS تخصصی انتخاب طبیعی‌تری خواهد بود و اگر سازمان هم مدیریت اسناد قدرتمند می‌خواهد و هم فرایندهای پیچیده دارد، معماری ترکیبی می‌تواند گزینه بهتری باشد.
اگر در زمینه راه‌اندازی یا استفاده از مایکروسافت شیرپوینت نیاز به کمک داشتید می‌توانید با کارشناسان ما در راتوس در ارتباط باشید.
سوالات متداول
مهم‌ترین تفاوت BPMS و SharePoint چیست؟
مهم‌ترین تفاوت BPMS و SharePoint در هدف اصلی آن‌هاست. BPMS برای طراحی، اجرا، کنترل و بهبود فرایندهای کسب‌وکار ساخته می‌شود؛ در حالی که SharePoint بیشتر بر مدیریت محتوا، اسناد، اطلاعات و همکاری کاربران تمرکز دارد. البته SharePoint در کنار Power Automate می‌تواند بسیاری از گردش‌های کاری سازمانی را نیز خودکار کند؛ بنابراین انتخاب باید براساس پیچیدگی واقعی فرایند انجام شود.
آیا SharePoint می‌تواند جایگزین نرم افزار BPMS شود؟
برای بعضی نیازها بله، اما برای همه سازمان‌ها خیر. اگر فرایندها بیشتر شامل ثبت درخواست، تایید، ارسال اعلان، مدیریت فایل و چند مرحله تصمیم‌گیری باشند، SharePoint و Power Automate می‌توانند نیاز سازمان را پوشش دهند. اما اگر سازمان به مدل‌سازی تخصصی فرایند، کنترل SLA، مدیریت فرایندهای بسیار پیچیده و بهبود مستمر آن‌ها نیاز داشته باشد، بررسی یک BPMS تخصصی منطقی‌تر است.
برای اتوماسیون فرایندها BPMS بهتر است یا Power Automate و SharePoint؟
پاسخ به نوع فرایند بستگی دارد. SharePoint و Power Automate برای فرایندهای متصل به اسناد، Lists، Approvalها و اکوسیستم Microsoft 365 گزینه قدرتمندی هستند. Power Automate حتی قابلیت Process Mining نیز ارائه می‌کند. در مقابل، BPMSهای تخصصی زمانی ارزش بیشتری دارند که مدل فرایند، Ruleهای پیچیده و مدیریت End-to-End فرایند بخش اصلی پروژه باشد.
آیا می‌توان BPMS و SharePoint را هم‌زمان در سازمان استفاده کرد؟
بله. این دو الزاماً رقیب یکدیگر نیستند. سازمان می‌تواند از BPMS برای اجرای فرایندهای پیچیده و از SharePoint برای مدیریت اسناد، فایل‌ها و محتوای مرتبط استفاده کند. در چنین معماری‌ای هر سیستم وظیفه‌ای را انجام می‌دهد که برای آن مناسب‌تر است. این رویکرد به‌ویژه برای فرایندهای سندمحور مانند قراردادها، مکاتبات، خرید و پروژه‌ها می‌تواند قابل بررسی باشد.