نرم افزار مدیریت مستندات سازمانی؛ دسترسی سریع‌تر و مدیریت منظم‌تر اسناد
نرم افزار مدیریت مستندات سازمانی راتوس بر بستر Microsoft SharePoint به سازمان کمک می‌کند اسناد را در محیطی متمرکز نگهداری کند، دسته‌بندی و جست‌وجوی آن‌ها را ساده‌تر سازد و دسترسی کاربران به نسخه مناسب هر مدرک را سامان دهد. گردش بررسی و تأیید و ارتباط با سایر راهکارهای سازمانی نیز می‌تواند متناسب با نیازها طراحی شود.
نرم افزار مدیریت مستندات چیست و چه کاربردی دارد؟
نرم افزار مدیریت مستندات یا DMS (Document Management System) سامانه‌ای برای سازمان‌دهی، نگهداری، جست‌وجو و مدیریت اسناد دیجیتال در طول چرخه استفاده از آن‌هاست. هدف این نرم‌افزار صرفاً ذخیره فایل‌ها نیست؛ بلکه کمک می‌کند اسناد با ساختاری مشخص نگهداری شوند، افراد به اطلاعات موردنیاز دسترسی داشته باشند و مدیریت تغییرات و گردش اسناد ساده‌تر شود.
برای مثال، فرض کنید واحد منابع انسانی یک سازمان تعداد زیادی قرارداد، فرم و دستورالعمل دارد. اگر هر کارشناس فایل‌ها را در پوشه شخصی خود ذخیره کند، یافتن آخرین نسخه یک سند یا دسترسی به پرونده موردنیاز می‌تواند زمان‌بر باشد. با استقرار یک سامانه مدیریت مستندات، می‌توان ساختار نگهداری اسناد را مشخص کرد و دسترسی به اطلاعات را بر اساس نیازهای سازمان سامان داد.
امکانات نرم افزار مدیریت مستندات راتوس
نگهداری متمرکز اسناد
دسته‌بندی و طبقه‌بندی مدارک
جست‌وجوی سریع‌تر اسناد
مدیریت نسخه‌های اسناد
کنترل دسترسی کاربران
مدیریت فرایند بازبینی و تأیید اسناد
در صورت پشتیبانی از گردش کار موردنیاز، می‌توان فرایند بازبینی و انتشار اسناد را سامان‌دهی کرد تا وضعیت سند و مسئولیت افراد در مراحل مختلف روشن‌تر باشد.
چرا نرم افزار مدیریت مستندات در بستر شیرپوینت؟
| معیار | پوشه‌های اشتراکی ساده | نرم افزار مدیریت مستندات |
|---|---|---|
| ساختار اسناد | وابسته به نظم پوشه‌ها و نام‌گذاری فایل‌ها | دسته‌بندی بر اساس ساختار و مشخصات تعریف‌شده |
| جست‌وجو | ممکن است به مرور دستی پوشه‌ها نیاز داشته باشد | امکان جست‌وجو بر اساس اطلاعات ثبت‌شده برای مدارک |
| نسخه‌ها | نسخه‌های متعدد ممکن است پراکنده شوند | مدیریت نسخه‌ها در چارچوب قابلیت‌های پیکربندی‌شده |
| دسترسی | مدیریت دسترسی می‌تواند پراکنده و دشوار شود | تعریف سطوح دسترسی متناسب با نیاز سازمان |
| بررسی و تأیید | اغلب از طریق پیام‌ها یا هماهنگی جداگانه | امکان طراحی گردش بررسی و تأیید متناسب با فرایند |
ارتباط نرم افزار مدیریت مستندات با سایر راهکارهای سازمانی
نرم افزار مدیریت مستندات برای چه سازمان‌ها و افرادی مناسب است؟
- واحدهای اداری و دبیرخانه برای سامان‌دهی مکاتبات، فرم‌ها و مدارک سازمانی.
واحدهای حقوقی، مالی و منابع انسانی برای مدیریت دسترسی به اسناد متناسب با مسئولیت‌ها.
مدیران پروژه و کارشناسان برای دسترسی به نسخه‌های به‌روز مدارک و فایل‌های مرتبط با پروژه‌ها.
سازمان‌های چندواحدی برای کاهش پراکندگی فایل‌ها و هماهنگ‌تر کردن شیوه نگهداری اسناد.
تفاوت نرم افزار مدیریت مستندات با بایگانی اسناد چیست؟
| معیار | بایگانی اسناد | مدیریت مستندات |
|---|---|---|
| هدف اصلی | نگهداری و آرشیو مدارک برای مراجعه بعدی | مدیریت چرخه استفاده، تغییر، بررسی و دسترسی به اسناد |
| به‌روزرسانی و نسخه‌ها | ممکن است تمرکز بیشتر بر نگهداری نسخه نهایی باشد | می‌تواند نسخه‌ها و تغییرات اسناد را در فرایند کار مدیریت کند |
| گردش کار | معمولاً محدود به ثبت و بازیابی سند | امکان تعریف مسیر بررسی و تأیید مدارک |
| دسترسی روزمره | مناسب مراجعه به اسناد بایگانی‌شده | مناسب استفاده مستمر و همکاری پیرامون اسناد فعال |
مراحل راه‌اندازی نرم افزار مدیریت مستندات
| مرحله | چه کاری انجام می‌شود | خروجی |
|---|---|---|
| ۱. شناخت نیازها | بررسی انواع اسناد، کاربران، واحدها و شیوه فعلی نگهداری مدارک | تصویر روشن از نیازهای سازمان |
| ۲. طراحی ساختار | تعیین دسته‌بندی‌ها، مشخصات اسناد و سطوح دسترسی | ساختار پیشنهادی مدیریت مستندات |
| ۳. تعریف گردش کار | مشخص‌کردن مدارک نیازمند بررسی یا تأیید و مسئول هر مرحله | مسیر روشن بررسی و تأیید |
| ۴. پیاده‌سازی و آزمون | تنظیم راهکار بر اساس زیرساخت شیرپوینت و بررسی سناریوهای منتخب | سامانه آماده ارزیابی کاربران |
| ۵. استقرار و بهبود | آموزش کاربران، دریافت بازخورد و اصلاح تنظیمات موردنیاز | استفاده هماهنگ‌تر از سامانه |
برای راه‌اندازی سامانه مدیریت مستندات چه چیزهایی باید بررسی شود؟
| موضوع بررسی | پرسش کلیدی |
|---|---|
| ساختار اسناد | چه نوع مدارکی نگهداری می‌شوند و چگونه باید دسته‌بندی شوند؟ |
| جست‌وجو | کاربران معمولاً با چه اطلاعاتی سند را پیدا می‌کنند؟ |
| دسترسی | چه کسانی اجازه مشاهده، ویرایش یا تأیید هر نوع سند را دارند؟ |
| گردش کار | کدام اسناد به بررسی یا تأیید نیاز دارند؟ |
| زیرساخت | کدام نسخه و پیکربندی شیرپوینت در سازمان استفاده می‌شود؟ |
سوالات متداول
نرم افزار مدیریت مستندات چیست؟
سامانه‌ای برای نگهداری متمرکز، دسته‌بندی، جست‌وجو، کنترل نسخه و مدیریت دسترسی به اسناد سازمانی است.
آیا نرم افزار مدیریت مستندات راتوس بر بستر شیرپوینت ارائه می‌شود؟
بله، راهکار معرفی‌شده بر بستر Microsoft SharePoint پیاده‌سازی می‌شود. قابلیت‌ها و نحوه اجرا با توجه به نسخه و پیکربندی زیرساخت سازمان بررسی می‌شود.
آیا می‌توان دسترسی کاربران به اسناد را محدود کرد؟
می‌توان سطوح دسترسی را متناسب با نقش‌ها و مسئولیت‌های سازمانی طراحی کرد. جزئیات تنظیم دسترسی به ساختار اسناد و پیکربندی شیرپوینت بستگی دارد.
آیا امکان مدیریت نسخه‌های مختلف یک سند وجود دارد؟
مدیریت نسخه از قابلیت‌های مهم این راهکار است و به شناسایی نسخه‌های مختلف و کاهش استفاده ناخواسته از فایل‌های قدیمی کمک می‌کند؛ تنظیمات دقیق باید بررسی شود.
آیا می‌توان فرایند بررسی و تأیید اسناد را تعریف کرد؟
بله، می‌توان نیازهای بازبینی و تأیید را بررسی و گردش کار متناسب با مسئولان و مراحل داخلی سازمان طراحی کرد.
آیا سامانه با دبیرخانه و سایر راهکارهای سازمانی یکپارچه می‌شود؟
امکان و دامنه یکپارچگی به نیاز سازمان، سامانه‌های مورد استفاده و زیرساخت موجود بستگی دارد و باید در مرحله بررسی نیازها مشخص شود.
راه‌اندازی نرم افزار مدیریت مستندات چقدر زمان می‌برد؟
زمان اجرا به حجم اسناد، پیچیدگی ساختار دسته‌بندی، سطوح دسترسی، گردش‌های تأیید و وضعیت زیرساخت شیرپوینت بستگی دارد؛ پس از بررسی اولیه می‌توان دامنه کار را مشخص کرد.
برای شروع پیاده‌سازی چه اطلاعاتی لازم است؟
شناخت انواع اسناد، کاربران، ساختار دسترسی، روش جست‌وجو، نیازهای نسخه‌بندی و گردش تأیید و اطلاعات زیرساخت شیرپوینت نقطه شروع مناسبی است.
آیا وظایف در تقویم نمایش داده می‌شوند؟
بله. نمای تقویم به مشاهده مهلت‌های نزدیک و برنامه فعالیت‌ها کمک می‌کند.